Télétravail

Conserver la capacité organisationnelle de livrer de la valeur en étant complètement ou partiellement à distance

Dans le contexte actuel lié à la crise de la COVID-19, le travail à distance est devenu une nécessité. Itera désire aider les entreprises qui se tournent vers le télétravail et souhaite proposer des outils pour que les bénéfices perdurent au-delà de cette nouvelle réalité. Dans cette optique, nous allons aborder l’une des plus grandes peurs reliées à cette pratique : l’engagement des employés. Sera-t-il le même, malgré le fait qu’ils ne sont pas dans leur milieu de travail? Les canaux de communication fonctionneront-ils bien? Lors des rencontres, la participation sera-t-elle au rendez-vous? Et que dire de l’efficacité générale… La facilitation de rencontres virtuelles a un rôle central à jouer dans cette dynamique. Avoir de bons facilitateurs est essentiel.

C'est pourquoi nous avons décidé d'utiliser notre expérience collective pour créer un mouvement d'adaptation et d'expérimentation. Nous avons créé un curriculum qui vous permettra de mieux connaître les bonnes habitudes à prendre lors des rencontres. Vous pourrez ainsi découvrir les avantages des rencontres à distance et interagir de façon naturelle et efficace!

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Tout comme la facilitation en personne, la facilitation virtuelle exige plusieurs talents. Pour que l’expérience puisse aller au-delà de la rencontre elle-même, il importe de bien intégrer ses différentes facettes.

 

Les bons principes et attitudes constituent la base d’une rencontre. C'est ce qui lui donnera du sens, la rendra agréable et permettra d'avoir une connexion humaine malgré la distance. Soyez indulgent envers vous-même et les autres face à cette manière de travailler qui est nouvelle pour plusieurs.

Pour soutenir les principes et les attitudes, des processus rendent possible la connexion entre les gens. Ce sont des règles, des manières de faire, des bonnes pratiques.

 

Les outils et les techniques permettent de concrétiser les processus, les principes et les attitudes. Il en existe une panoplie, et il est important de les sélectionner en fonction des comportements voulus et non pas parce que c'est l'outil du moment. Le choix de vos outils et techniques doit être réfléchi.

Outils et techniques

Outils de vidéoconférence


Zoom Outil de vidéoconférence très complet qui permet la pleine utilisation de la collaboration avec un petit ou un grand nombre de participants. La possibilité de moduler l'interaction avec des sous-groupes, le partage d'information et l'enregistrement des sessions en fait un outil très polyvalent. Fonctionne très bien tant sur un ordinateur de bureau que sur un cellulaire. Google Meet fait l’affaire pour des petits groupes et quand la qualité ou les fonctionnalités ne sont pas un enjeu. Wirecutter, a publié un dossier sur les meilleurs outils de visioconférence.




Changer l'arrière-plan dans Zoom


Il est possible de changer l'arrière-plan de votre vidéoconférence en utilisant différents systèmes. Cela peut aider à mettre une ambiance spécifique lors de vos rencontres. https://www.zoomvirtualbackgrounds.com/ https://thewebaround.com/




Outils pour les équipes qui travaillent à distance


Une liste détaillée d'outils en ligne : https://www.collaborationsuperpowers.com/tools/




Liberating Structures


La majorité des outils de Liberating Structures fonctionnent bien en ligne. Ils vont permettre de créer une dynamique et d'engager les gens dans la conversation tout en étant efficaces. http://www.liberatingstructures.com/




Loom


Outil qui permet l'enregistrement facile de vidéos et de les envoyer à votre équipe. https://www.loom.com/




Bad Meeting Bingo!


Un jeu en continue à faire en ligne avec votre équipe. Chaque fois qu'une situation énumérée survient, les gens tente de faire des lignes, par exemple, et vont crier Bingo! lorsque c'est le cas. C'est un bon moyen de garder les gens attentif tout en ajoutant du fun.




La qualité du son et de l'image sont prioritaires


La qualité du son est prioritaire. Il faut bien s’entendre. La plupart des plateformes permettent de se connecter à une visioconférence par téléphone (pour le son) tout en affichant la vidéo sur l’ordinateur. Ainsi, si la connexion web est mauvaise et que l’on perd la connexion vidéo, on s’assure de pouvoir au moins participer par la voix. Pour un bon son et une bonne image, il est important de bien positionner son casque d’écoute, d’orienter l’éclairage adéquatement et de bien regarder la caméra quand on intervient. L’article Working during COVID-19: How to be good at video meetings offre une foule de trucs simples pour améliorer la fluidité des visioconférences et ce texte de Wirecutter fait une bonne revue de plusieurs équipements: How to Pull Off a Professional Video Call From Home. L’utilisation de la fonction «sourdine» ou «mute» est un art à ne pas négliger. Il est important de rappeler aux participants le fonctionnement de cette fonction et c’est un des rôles de la personne chargée de l’animation de la rencontre que de bien clarifier les règles pour intervenir (par exemple, comment utiliser la fonction de messagerie https://enmodesolutions.com/2020/03/13/coronavirus-comment-continuer-a-interagir-sans-se-rencontrer-physiquement-webconference/




Sondages


Surveymonkey




Votes, priorisations et partage rapide d’information en groupe


Mentimeter




Messagerie instantanée


Slack est très répendu dans les entreprises et permet un échange rapide et permet aussi l'échange inter-organisations.




Outils Québécois


Outil Officevibe permet de rester connecter, bâtir de la confiance et de la collaboration même en travaillant de la maison beenote pour la gestion des réunions facilisglobal pour la visioconférence




Organisation et partage de données


Airtable




Gestion des tâches et des priorités


Trello




Rétrospective en ligne


Parabol Outil de rétrospective en ligne qui offre divers formats de rétrospective connus et qui est pleinement collaboratif. À essayer!





Formation

Facilitation virtuelle - Formation interactive en ligne


Une formation est offerte par Itéra pour aider vos équipes et vos organisations à travailler efficacement en ligne. Visiter la page de la formation pour les détails.





Autres références

Entrevue avec Line Morkbak


Une belle explication de la facilitation virtuelle et comment elle peut s'appliquer dans ce contexte. https://youtu.be/2KkPQq9bXpg




Collaboration Superpowers!


Un excellent site qui comprend beaucoup de documentation, d'outils, de podcasts et autres sur la collaboration. https://www.collaborationsuperpowers.com/




Remote Agile (Part 1): Practices & Tools for Scrum Masters, Agile Coaches, and Product Owners


https://age-of-product.com/remote-agile/




How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings


https://hbr.org/2020/03/how-to-get-people-to-actually-participate-in-virtual-meetings




A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers


https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers




How to effectively work remotely as an enterprise software development team


https://www.plutora.com/blog/how-to-effectively-work-remotely-as-an-enterprise-software-development-team




Conseils pour s'adapter une formation au mode virtuel / Tips to adapt your training to virtual mode


https://www.linkedin.com/pulse/conseils-pour-sadapter-une-formation-au-mode-virtuel-tips-boisvert/?trackingId=APpUTIXRNmZL0TzVRJhWow%3D%3D




Remote - Basecamp


REMOTE montre aux employeurs et aux employés comment ils peuvent travailler ensemble, à distance, depuis n'importe quel bureau, en tout lieu, à tout moment et en tout lieu. : https://basecamp.com/books/remote




Aide-mémoire - Réussir à être une équipe de développement en télétravail


https://conferences.elapsetech.com/teletravail




Le coronavirus et notre quotidien télétravail - APSSAP


https://apssap.qc.ca/article/le-coronavirus-et-notre-quotidien-teletravail/





Principes et attitudes

C'est ok d’être nerveux et inconfortable


Il est normal de se sentir inconfortable puisqu'il s'agit d’un nouveau mode de fonctionnement pour plusieurs personnes. Les gens n'ont plus les mêmes repères et cela cause une certaine vulnérabilité. Prenez le temps de discuter de l'inconfort avec les gens pour que ce type de travail devienne plus fluide et naturel avec le temps.




Garder la caméra ouverte et se regarder dans les yeux


C'est le même principe qu'en personne. En gardant la caméra ouverte, on peut avoir une meilleure connexion humaine, voir les personnes et surtout savoir que leur attention est là. La majorité du temps, lorsque les gens ferment leur caméra, c'est soit qu'ils sont occupés à faire autre chose ou qu'ils se soucient de leur apparence physique ou de l'environnement dans lequel ils sont. Il est important de garder la connexion visuelle, même si ce n'est que pour une courte période. Par exemple, ouvrir la caméra au début et à la fin pour signifier sa présence. Encourager ceux qui veulent la laisser ouverte pour donner l’exemple aux autres. En fait, il faut simplement prendre l’habitude. L'important, c’est d’être présent lors de vos rencontres et d’éviter le multitâche. Comme en personne.




Choisir un bon endroit


L'endroit a une importance dans la qualité de votre présence et de votre efficacité. Par exemple, il est bien d’avoir une section dédiée afin de pouvoir prendre les appels sans être dérangé. Si c'est impossible, installez-vous dans l'endroit le plus calme et le plus facile afin d’être pleinement présent. La cuisine n'est pas vraiment le meilleur endroit!




Réduire les sources de distractions


C'est simple, le titre le dit. Le principe est de réduire les distractions pour permettre votre pleine présence.




Continuer à célébrer !


Il est nécessaire d'avoir des moments spéciaux. Que ce soit pour célébrer un anniversaire ou un bon coup, ou simplement pour prendre un café ensemble. Ce sont ces petits moments qui feront en sorte que les gens vont rester connectés. Il n’y a pas que la réunion qui a droit à sa vidéoconférence!




Se donner de l'espace entre les rencontres


Il n'y a pas que la réunion en ligne qui est importante. Il faut penser également à ce qui se passe avant la rencontre, alors que les gens se préparent, lisent, cherchent de l'information, se coordonnent entre eux, etc. Après la rencontre, les gens doivent pouvoir discuter du sujet, donner leurs conclusions, parler des décisions et des idées générées. Ces échanges doivent être favorisés, car en temps normal, ils ont souvent lieu dans les corridors, à côté de la machine à café ou autre.




Avoir du fun!


Laissez les gens avoir du plaisir pendant les rencontres. Vous favoriserez ainsi un climat naturel et fluide. Les gens participeront davantage et la dynamique sera meilleure.




L'attention des gens diminue rapidement en ligne


C'est un principe important. Assurez-vous de dynamiser la rencontre et de faire participer les gens. Il faut laisser de côté la formule du présentateur unique qui parle pendant la majorité de la rencontre. Soyez créatif!




La planification de la rencontre est cruciale


La planification de la rencontre (définition des objectifs, préparation des interventions, identification des résultats souhaités) est cruciale. Elle l’est pour des rencontres «en personne» mais c’est encore plus vrai pour des rencontres virtuelles.





Processus

La colocalisation doit-elle être systématiquement physique ?


“La colocalisation des personnes et des équipes n'est pas uniquement une colocalisation physique. Il doit s'agir avant tout d’une colocalisation spirituelle. Bien que la proximité physique soit le meilleur moyen d'y parvenir, ce n'est pas le seul. Il existe d'autres moyens et l'argument de privilégier la communication face à face ne doit pas être utilisé contre le travail à distance.” - Christian Hujer Les modèles de colocalisation sont variés. Il peut s’agir d’un espace physique où l’équipe, ou une partie de celle-ci, est absent un certain jour (comme les vendredis par exemple). Il peut aussi s’agir d’une équipe avec plusieurs emplacements géographiques, voir même avec des fuseaux horaires différents. Ou toute autre configuration qui impliquerait qu’à un moment donné, au moins un co-équipier ne serait pas physiquement colocalisé. Cependant, ces modèles d’équipe peuvent quand même être “colocalisés”. Quelque soit le mode de localisation géographique, pour que l’équipe soit spirituellement colocalisée et que le travail distribué devienne efficace, il faute que l’équipe prenne le temps de définir ses règles de fonctionnement et que chacun s’engage à le faire fonctionner. Vous avez dès lors deux visions très différentes :

  • L’une vise à rendre l’organisation “travail à distance-compatible”, c’est à dire que l’organisation se dote des outils permettant la possibilité d’effectuer du travail à distance. Cependant les processus, les outils et les rencontres tourneront autour du bureau “physique” de l’organisation. Les co-équipiers à distance se sentiront par conséquent exclus des réunions importantes et des décisions de l'entreprise, même si ce n'est pas l'intention.
  • L’autre étant d’orienter l’organisation vers une vision “travail à distance d’abord” afin de tirer le plus de bénéfices du travail à distance et de rendre celui-ci optimal. Cette orientation permet aux membres d'une équipe de travailler à distance, de prendre des décisions en ligne et de visionner les vidéos d'une personne, même si la plupart des gens se trouvent dans la même pièce. Les outils, les méthodes de travail et les processus permettent d'uniformiser la communication et d'offrir des possibilités égales de contribuer aux idées et d'accéder à l'information.
Travail à distance-compatible
  • Autoriser le travail délocalisé
  • Considérer que les communications Face-à-face restent le moyen de communication principal
  • Le format des rencontres est basé sur la considération des salles de rencontres
  • Les personnes ainsi que les ressources sont plus facilement accessibles lorsque l’on est au bureau
  • Les décisions importantes sont prises face-à-face au bureau
Travail à distance d’abord
  • Encourager le travail délocalisé
  • Les canaux de communication au sein de l’équipe sont multiples (courriel, visioconférence, Slack, etc…)
  • Les rencontres sont organisées sur le mode : “Si une personne est délocalisée, alors tout le monde est délocalisé”
  • Les personnes ainsi que les ressources sont équitablement accessibles par tous, peu importe leur localisation
  • Les décisions importantes sont prises en ligne et tous les membres de l’équipe sont impliqués
https://remote-working.playbook.ee/ https://doist.com/blog/remote-career-advice/




Comment bien se comprendre ?


Aucune information n'a de sens tant que vous ne fournissez pas de contexte. Nous construisons le contexte à partir de nos expériences passées, des endroits où nous avons travaillé, des personnes avec lesquelles nous avons des relations et des situations dans lesquelles nous nous sommes trouvés. Nous savons que le fait de travailler pour la même organisation permet de partager un contexte spécifique. Vous partagez un environnement de travail et une culture d’entreprise, et vous vous appuyez sur ces connaissances pour interpréter ce qui est dit. Cependant, nous avons des modèles mentaux spécifiques qui, bien qu'ils semblent étroitement alignés, ont souvent des significations différentes d'une personne à l'autre. Par exemple, un terme comme DevOps a une large gamme de définitions et ce n'est pas parce que vous dites le même mot que vous partagez automatiquement la même signification. N'oubliez pas que "mon" contexte est différent du vôtre. Même mot, sens différents... Évidemment, il y a un réel impact sur le travail à distance. Nous avons tous envoyé un courriel qui a été pris hors contexte, ce qui a entraîné une réaction excessive de la part de quelqu'un. Parfois, une simple phrase d'introduction sur Twitter n'est pas la meilleure méthode pour communiquer ce que vous avez en tête. Lorsque vous êtes face à face, vous pouvez agiter la main, dessiner sur des tableaux blancs et voir quand quelqu'un ne comprend pas ce que vous dites.

  • Dessinez vos idées en utilisant des tableaux interactifs partagés comme Miro ou l'outil dans Zoom.
  • Prenez le temps d'expliquer votre contexte, n'utilisez pas de termes vagues ou imprécis.
  • Ne supposez pas que vous parlez de la même chose, expliquez-vous clairement.
Donc, assurez vous toujours de bien avoir la même compréhension. Expliquez, reexpliquez, réptez, validez, rephrasez… https://remote-working.playbook.ee/




Quelles sont les qualités des bonnes interactions ?


Les rencontres conduisent à des interactions, qui permettent de communiquer. Comment augmenter la fréquence des rencontres ? Quels sont les facteurs qui transforment les rencontres en interactions ? Comment convertir les interactions en communications ? Proximité “Loin des yeux, loin du coeur” dit-on… L'augmentation de la distance physique séparant les personnes au travail est susceptible de diminuer le nombre de contacts spontanés et informels entre elles. Il suffit d'une petite distance entre les personnes pour qu'elles cessent d'interagir. Les co-équipiers doivent être alertes à répondre. Chaque réponse qui tarde à une question équivaut à déplacer votre bureau de quelques mètres… Jusqu'à ce que, finalement, vous vous retrouviez dans le bureau du sous-sol avec la porte fermée. L'utilisation d’une visio-conférence toujours ouverte (Zoom par exemple) et une réponse rapide aux messages via la messagerie (Slack par exemple) permettent de préserver la proximité de votre équipe avec un minimum d'effort. Vie privée Les gens doivent avoir la garantie de pouvoir entretenir des conversations privées qui ne sont entendues que par les personnes auxquelles elles sont destinées et non par d'autres personnes. Les interactions en l'absence d'une telle intimité - parler dans un couloir, par exemple - risquent d'être réduites au silence ou interrompues par l'apparition d'autres personnes et suscitent des inquiétudes quant à ce que l'interlocuteur aurait pu entendre. Si le seul moment où vous parlez à un autre membre de l'équipe est lors de l'appel quotidien en visio-conférence avec 15 autres personnes, vous ne créerez jamais l'environnement nécessaire pour que les gens aient ces conversations franches et honnêtes. N’hésitez pas à avoir un appel vidéo directement, ou de transférer les conversations sur une messagerie temporaire (Slack par exemple) afin de pouvoir régler les détails en privé. Une fois que vous avez terminé, n’hésitez pas à partager le résultat avec le reste de l'équipe dans un canal commun, afin que chacun ait le contexte. Légitimité La définition sociale de l'espace est ce qui est supposé, obligé et autorisé à s'y produire. Les gens doivent se sentir à l'aise dans un lieu donné, c'est-à-dire qu'ils ne doivent se sentir à l’aise dans l’espace virtuel aussi. Pour qu'une rencontre devienne une interaction informelle, les personnes concernées doivent se sentir à l'aise par rapport à ce que les autres verront et entendront - la question de la vie privée - mais aussi par rapport à ce que les autres penseront. En mode distribué, le fait de disposer de différents canaux de discussion sur des sujets allant de sujets techniques spécifiques à un endroit où l'on peut discuter en toute tranquillité contribue à promouvoir la légitimité entre collègues. N'oubliez pas que les personnes timides le seront doublement dans un mode distribué. Veillez donc à ce que l'environnement de l'équipe invite à une communication active entre tous les membres de l'équipe. En définitive, assurez une proximité virtuelle à défaut d’une proximité géographique, garantissez la vie privée des membres de l’équipe et clarifiez ce qui est attendu et permis dans l’espace de communication. Un truc : Les relations se batissent aussi sur l’informelle. Offrez à votre équipe un espace de discussion non professionnel afin d’y échanger sur tout et rien ;-) https://remote-working.playbook.ee/




Comment développer le terrain d'entente de l’équipe ?


Lorsque vous commencez à interagir avec quelqu'un, vous pouvez supposer qu'il existe un terrain d'entente initial. Celui-ci se développe au fil du temps, à mesure que les interactions s'approfondissent. Plus vous avez d'interactions avec quelqu'un, plus le contexte commun se développe et plus vous avez de points communs. Est-il plus difficile pour les équipes à distance de trouver un terrain d'entente que pour les équipes colocalisées physiquement ? À priori oui… Mais si l'équipe au complet adopte l’état d'esprit, l’approche, les outils et les processus alors la différence deviendra insignifiante ! Donc, il faut s’assurer d’avoir le plus d’interactions possibles et d’en garantir la qualité afin d’étendre notre terrain d’entente ! https://remote-working.playbook.ee/




Faciliter une rencontre virtuelle demande une attention continuelle


Enfin, l’animation de la rencontre ne doit pas être prise à la légère. Faciliter une rencontre virtuelle demande une attention continuelle à plusieurs petits détails, tant techniques qu’humains. Les signaux non verbaux sont beaucoup plus difficile à décoder en virtuel et une multitude de problèmes technologiques peuvent survenir. Bref, la préparation et l’animation d’une rencontre virtuelle demande souvent encore plus d’efforts qu’une rencontre en présence si l’on veut assurer l’atteinte des objectifs.





ITERA

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